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전자계약을 체결한 후 계약서는 시스템을 통해 저장되게 되지만 많은 기업들은 여전히 이후 종이계약으로의 변환이 필요합니다. 따라서 전자계약서를 종이문서로 전환할 수 있느냐는 질문은 여전히 많은 사람들이 관심을 갖는 질문인데, 해당 문제에 대한 법적 조항은 무엇입니까? 변환 방법? 아래에서 알아보겠습니다.

전자 계약을 종이 문서로 변환하는 이유는 무엇입니까?

전자계약을 종이 문서로 변환한다는 말은 전자계약서를 종이로 표시된 복사본으로 변환한다는 뜻으로 이해됩니다. 현재 전자계약은 분명 종이계약과 동일한 법적 가치를 가지며 법률로 인정되고 보호되고 있습니다. 그러나 기업들은 몇몇 운영, 생산, 사업 과정에서 전자계약을 종이계약으로 변환해야 하는 경우가 생길 수 있습니다.

예를 들어 은행과 거래를 위해 종이계약 문서가 필요한 경우(은행 규정에 따라 다름) 또는 고객/거래처의 요청에 따라 비즈니스를 위한 전환이 필요한 경우를 언급할 수 있습니다. 전자계약 파일을 종이계약파일로 변환할 때의 관련된 법적 규정은 어떤 내용이 있으며 어떻게 변환해야 할까요?

전자 계약을 종이 문서로 변환할 수 있습니까? 변환 방법은 무엇입니까?

사무 업무에 관한 2020년 3월 5일자 시행령 30/2020/ND-CP 3조 8항에 따르면 “원문서” “원본 문서”라는 단어의 적용은 종이문서에 직접 서명하거나 혹은 전자문서에 디지털 서명이 되어진 버전의 문서를 뜻한다고 설명되어있다. 따라서 전자 계약을 통해 서명하더라도 “원본 계약서”라고 하는 원본 문서가 성립되게 됩니다.

또한 관련 시행령 30/2020/ND-CP의 3조 9항에서 “원본 문서”라는 단어는 인가자가 직접 서명본으로 작성한 문서의 내용과 형식을 원본으로 설명하고 있다. 권한이 있는 사람이 직접 서명하는 경우, 예를 들어 책임자가 계약서에 서명할 때 서명된 계약서를 복사하고 직인 날인을 하게 된다면 원본으로 인식되며 자세한 내용은 아래와 같습니다:

– 서명된 사본이 복사, 직인 및 날인 이후 공개되었을 때 이를 원본문서라 부를 수 있습니다.

– 책임자의 서명이 있는 사본 또한 “원본 문서”로 적용됩니다.

시행령 제 30/2020/ND-CP의 제18조 5항의 규정에 따라 “공인자의 전자서명 문서에서 종이문서를 발행할 때:  전자 서명 문서를 인쇄하여 기관 또는 단체의 도장을 날인하여 종이원본을 작성할 때 이 종이원본은 기관 및 단체의 서신, 문서로 사용될 수 있는 효력을 가지게 된다”.

따라서 이러한 규정들에 따라 기업은 전자계약을 종이계약으로 변환할 수 있으며 전자, 종이 두가지 형태의 계약의 법적인 가치는 동일하다.